Зустріч, призначена в CRM, з'являється в Google Календарі менеджера із запрошенням клієнту — а зміна в календарі одразу повертається в CRM
Google Календар — це те, де менеджери вже ведуть свій день: дзвінки, зустрічі, виїзди, доставки. Google офіційно дозволяє стороннім програмам створювати події, запрошувати гостей, стежити за змінами в календарі й перевіряти, коли він зайнятий. Ми використовуємо це, щоб зв'язати календар із вашою CRM і телефонією: дзвінок або зустріч, призначені в картці угоди, стають подією в календарі менеджера із запрошенням клієнту, перенесення в календарі оновлює угоду, а перед зустріччю клієнт отримує нагадування тим каналом, який ви погодили. AI-асистент дивиться, коли менеджер зайнятий, і сам пропонує клієнту вільний час.
Дзвінок, зустріч або виїзд, призначені в картці угоди в CRM, стають подією в Google Календарі менеджера — клієнт доданий як гість, запрошення йде на його пошту.
Коли менеджер переносить або скасовує подію в календарі — з телефону чи в браузері — новий час повертається в CRM: оновлюються картка угоди, задача й повідомлення клієнту.
Перед зустріччю клієнт отримує нагадування погодженим каналом — SMS, месенджер або пошта — з часом, адресою та ім'ям менеджера; відповідь «перенести» створює задачу в CRM.
AI-асистент перевіряє, коли календар менеджера зайнятий — лише зайнято чи вільно, без деталей подій — пропонує клієнту в чаті вільні варіанти й бронює обраний.
Адреса з угоди потрапляє в поле місця події, тож перед виїздом або заміром менеджер отримує від Google маршрут і підказку «час виходити».
Спільний командний календар замірів, доставок або монтажів наповнюється з CRM — офіс бачить завантаження по днях і по бригадах, нікого не питаючи.
Зустрічі, що відбулися, записуються назад в угоду: після завершення події CRM просить менеджера коротко зафіксувати результат і переводить угоду на наступний етап.
Сценарії автоматизації
01
Зустріч призначена в CRM
Буломенеджер ставить дату зустрічі в картці угоди, потім відкриває Google Календар і вписує те саме ще раз — або не вписує, і зустріч існує тільки в CRM.
Сталоподія з'являється в календарі менеджера в момент збереження дати, клієнт отримує запрошення на пошту й може його прийняти, і обидві сторони бачать один і той самий час.
02
Клієнт просить перенести зустріч
Булоклієнт дзвонить, менеджер перетягує подію на інший день у телефоні, а CRM досі показує стару дату — нагадування йде на неправильний день.
Сталоперенесення в календарі CRM підхоплює за лічені хвилини, угода й задача отримують нову дату, і нагадування клієнту переноситься разом із нею.
03
Клієнт забуває і не приходить
Булозамір домовили тиждень тому, клієнту ніхто не нагадав, бригада приїжджає до зачинених дверей.
Сталоза день і за годину клієнт отримує повідомлення погодженим каналом із часом і телефоном менеджера; відповідь «не зможу» повертається в CRM задачею на перенесення, і бригаду не відправляють даремно.
04
AI-асистент сам підбирає час
Було«коли вам зручно?» — «а вам?» — п'ять повідомлень туди-сюди, і менеджеру все одно треба зазирнути в календар.
Сталоасистент бачить, коли менеджер зайнятий, і пропонує клієнту два-три вільні варіанти просто в чаті; клієнт обирає, подія створюється із запрошенням, а менеджер просто бачить нову зустріч у календарі.
Як це працює технічно
Для тих, хто перевіряє: кожен пункт веде на сторінку офіційної документації, звідки він узятий.
Подія, створена через інтерфейс Google Calendar для програм, з'являється в календарях усіх зазначених гостей, і за відповідного налаштування кожен гість отримує сповіщення про неї на пошту.
Є офіційний запит, який повертає лише зайняті й вільні проміжки для набору календарів — саме він дозволяє асистенту підбирати час, не бачачи самих подій.
Google обмежує, скільки запитів на хвилину приймає календар — і для з'єднання загалом, і для кожного користувача; перевищення сповільнює наступну хвилину, тому масові зміни групуються й повторюються з паузами, як радить сам Google. Інтеграція бачить лише ті календарі, до яких менеджер дав доступ зі свого облікового запису Google — календар колеги лишається невидимим, поки його не відкриють, а в Google Workspace адміністратор може обмежити, що можна відкривати за межі компанії. Публічне з'єднання, яке читає дані календаря, має пройти перевірку застосунку в Google, перш ніж його можна пропонувати будь-кому. Підписка Google на зміни в календарі з часом спливає, і ми поновлюємо її за розкладом; запрошення клієнту йде поштою від Google, а нагадування клієнту через SMS чи месенджер надсилаються з боку CRM, а не Google. Google радить підключатися як реальний користувач, а не як службовий вхід, щоб власником подій лишався обліковий запис менеджера.
Ні. Клієнт отримує лише запрошення на свою зустріч і може його прийняти або відхилити. Коли асистент підбирає час, він запитує в Google лише, зайнятий менеджер чи вільний — Google повертає ці проміжки без жодних деталей подій.
А якщо менеджер перенесе зустріч із застосунку на телефоні?
Це звичайний випадок. Google повідомляє нам про будь-яку зміну у відстежуваному календарі, і CRM за лічені хвилини оновлює угоду, задачу й нагадування клієнту. Менеджер далі працює в звичному календарі.
Клієнт отримує нагадування від Google?
Google надсилає клієнту запрошення поштою, і якщо клієнт його приймає, подія лежить у його власному календарі з його власними нагадуваннями. Нагадування через SMS чи месенджер, із вашим текстом і часом, надсилаються з боку CRM — погодженим каналом, тож клієнту не йде нічого, чого ви не бачили.
Потрібен Google Workspace чи достатньо звичайного облікового запису Google?
Звичайний обліковий запис Google із календарем працює: кожен менеджер дає доступ зі свого облікового запису. У Google Workspace адміністратор може дозволити з'єднання одразу для всієї компанії й задати спільні правила доступу — це зручніше для команди з кількох менеджерів.
Розкажіть, що потрібно підключити
Опишіть задачу текстом або голосовим. Ми подивимось, що у вас є, і відповімо планом.
Google Calendar — товарний знак правовласника. CoreviaFlow не афілійована з ним, якщо не вказано інше. Скриншоти взяті з відкритих матеріалів розробника, джерело — під кожним.